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Anwesenheitsdokumentation

Hinweise für Berliner Verantwortliche zur Anwesenheitsdokumentation ohne Einsatz digitaler Anwendungen nach der Dritten SARS-CoV-2-Infektionsschutzmaßnahmenverordnung

Aufgrund von vermehrten Anfragen weist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit darauf hin, dass die rechtlich vorgeschriebene Erhebung von Kontaktdaten von Kund:innen zur Nachverfolgung von Corona-Kontakten datenschutzkonform möglich und geboten ist. Um Betriebe bei der Umsetzung zu unterstützen, hat die Datenschutzbeauftragte auf ihrer Webseite Hinweise und Muster veröffentlicht (siehe Spalte rechts).

Die Dritte SARS-CoV-2-Infektionsschutzmaßnahmenverordnung (InfSchuVO) verpflichtet Gastronomiebetriebe, Kultureinrichtungen, Anbieter:innen von körpernahen Dienstleistungen und weitere Stellen in Berlin, Informationen zur Kontaktnachverfolgung von Gästen oder Kund:innen zu erheben. Viele Betriebe müssen zudem überprüfen, dass ein Corona-Test mit negativem Ergebnis durchgeführt wurde oder die Betroffenen geimpft oder genesen sind. Rechtsgrundlage für die Erfassung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Verbindung mit § 4 InfSchuVO – im Fall von 2G-Bedingungen auch § 8a Abs. 2 Nr. 4 InfSchuVO – sowie der Vorschrift, die den jeweiligen Betrieb konkret zur Anwesenheitsdokumentation verpflichtet (Teil 2 der InfSchuVO).

Damit die Anwesenheitsdokumentation in Einklang mit dem Datenschutz erfolgt, gilt es, einige wichtige Punkte zu beachten:

Kein App-Zwang für die Anwesenheitsdokumentation

Es ist nicht zulässig, den Zutritt von der Nutzung einer App auf dem Smartphone der Gäste abhängig zu machen. Die InfSchuVO schreibt vor, dass In jedem Fall die Möglichkeit einer Anwesenheitsdokumentation ohne Nutzung digitaler Anwendungen vorgehalten werden muss (§ 4 Abs. 4 S. 3 InfSchuVO). Von den Gästen und Besucher:innen erhobenen Daten dürfen dann auch nicht nachträglich in einer digitalen Anwendung gespeichert und dort weiterverarbeitet werden.

Ausweiskontrolle ja – Ausweiskopie nein

Die Verantwortlichen sind verpflichtet, anhand eines amtlichen Lichtbildausweises zu überprüfen, ob eine vorgelegte Bescheinigung über eine Impfung, eine Genesung oder negativen Corona-Test auch die richtige Person betrifft (§ 4 Abs. 4 S. 4 InfSchuVO, § 8a Abs. 2 Nr. 4 InfSchuVO). Eine Rechtsgrundlage zur Anfertigung einer Kopie oder eines Fotos und deren Aufbewahrung gibt es indessen aufgrund der InfSchuVO nicht.

Dokumentation eines negativen Corona-Tests, einer Impfung oder Genesung

Soweit ein negativer Corona-Test erforderlich ist, muss die Durchführung oder die Vorlage des Tests dokumentiert werden (§ 4 Abs. 1 Nr. 7 InfSchuVO). Wenn keine elektronische Nachweisführung erfolgt, sollte dies durch einen kurzen Vermerk über die erfolgte Prüfung geschehen.

Soweit die Testpflicht wegen einer Impfung, einer Genesung oder einer Kombination aus beidem entfällt (§ 8 Abs. 3 InfSchuVO), darf und muss der Verantwortliche dies anhand der Vorlage der entsprechenden Nachweise überprüfen. Es darf jedoch nur die Tatsache dokumentiert werden, dass die Testpflicht entfällt. Die Dokumentation des individuellen Grundes (Impfung oder Genesung) ist nicht erforderlich und damit nicht zulässig. Bei diesen Angaben handelt es sich um Gesundheitsdaten, die besonders sensibel und nach Art. 9 der DS-GVO besonders geschützt sind.

Das Anfertigen und Speichern eine Kopie oder eines Fotos von Test- oder Impfbescheinigungen ist nach der InfSchuVO nicht erforderlich und damit nicht zulässig.

Digitale Verifizierung von Nachweisen

Bei sog. 2G-Veranstaltungen sind die Veranstalter verpflichtet, Nachweise für eine Impfung oder Genesung digital zu verifizieren (§ 8a Abs. 2 Nr. 4). Dies geschieht regelmäßig durch das Scannen des entsprechenden QR-Codes. Dabei jedoch darauf zu achten, dass die hierfür genutzte Anwendung (z. B. die CovPassCheck-App) darauf beschränkt ist, die Gültigkeit des Nachweises zu verifizieren und anzuzeigen. Eine Speicherung des Nachweises oder der angezeigten personenbezogenen Daten auf dem scannenden Gerät ist nicht zulässig.

Keine Offenlegung an Dritte bei Erfassung der Daten

Die Verantwortlichen müssen strikt darauf achten, dass die Kund:innen keinen Einblick in die personenbezogenen Daten anderer Personen erhalten. Daher sollte sich jede Person auf einem gesonderten Blatt eintragen können. Die ausgefüllten Formulare dürfen auch nicht offen herumliegen, sondern müssen für den Zeitraum der Aufbewahrung sicher vor dem Zugriff Dritter verwahrt bleiben. Es empfiehlt sich beispielsweise, eine verschließbare Box aufzustellen, in die die ausgefüllten Formulare eingeworfen werden. Diese Box sollte täglich geleert werden, um die Formulare ohne Zusatzaufwand nach Tagen sortiert aufbewahren und fristgerecht vernichten zu können. Die Aufbewahrung muss vor unbefugtem Zugriff geschützt erfolgen, etwa in einem verschlossenen Schrank. Eine Aufbewahrung etwa in einem Ordner hinter der Theke ist unzulässig. Ein Musterformular zur Kontaktnachverfolgung steht in der rechten Spalte zum Download bereit.

Information von Kund:innen

Für eine datenschutzkonforme Umsetzung der Maßnahme müssen die Kund:innen zudem ausreichend über die Verarbeitung ihrer Daten und ihre Rechte informiert werden (Artikel 13 DS-GVO). Dies kann in Form einer kurzen Datenschutzerklärung erfolgen, die entweder per Aushang im Eingangsbereich gut sichtbar angebracht oder als Informationsblatt einzeln ausgehändigt wird. Aus dieser Erklärung muss insbesondere hervorgehen, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist und auf welche Rechtsgrundlage sie gestützt wird, für welchen Zweck und für wie lange die Daten gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wer darauf zugreifen kann und welche Rechte die Betroffenen haben. Ein Muster für eine Datenschutzerklärung zur Anwesenheitsdokumentation ohne Einsatz digitaler Anwendungen steht in der rechten Spalte zum Download bereit.

Sichere und rechtzeitige Vernichtung nach Fristablauf

Die erhobenen Daten müssen sicher aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von zwei Wochen taggenau gelöscht und/oder sicher vernichtet werden (§ 4 Abs. 2 S. 2 InfSchuVO), etwa mittels eines Aktenvernichters der Sicherheitsstufe P4. Solche Geräte sind am Markt günstig erhältlich. Es genügt nicht, die Formulare von Hand zu zerreißen oder einfache Aktenvernichter mit breitem Streifenschnitt zu verwenden.

Keine Nutzung für andere Zwecke

Zudem müssen die Betriebe beachten, dass die erhobenen Daten ausschließlich zum Zweck der Kontaktnachverfolgung im Falle von bekanntgewordenen Infektionen verarbeitet und ggf. an das zuständige Gesundheitsamt übermittelt werden dürfen (§ 4 Abs. 2 S. 1 InfSchuVO). Eine Nutzung der Daten zu sonstigen Zwecken, wie zum Beispiel zu Werbezwecken oder zur privaten Kontaktaufnahme, wäre rechtswidrig und kann mit Bußgeldern geahndet werden.

Einsatz digitaler Anwendungen

Für den Einsatz digitaler Anwendungen, insbesondere Apps, verweisen wir zusätzlich auf die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zum Einsatz von digitalen Diensten zur Kontaktnachverfolgung. Wir weisen darauf hin, dass bei Einsatz digitaler Anwendungen auch weitere Informationen gemäß Art. 13 DS-GVO an die Betroffenen erforderlich sein können.

Diese Hinweise basieren auf der Dritten SARS-CoV-2-Infektionsschutzmaßnahmenverordnung des Landes Berlin in der Fassung vom 10. November 2021. Nachfolgende Änderungen der Verordnung sind nicht berücksichtigt

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